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Comment informer les personnes ?

Vous devez être en mesure d’informer les personnes, au moment de la collecte, de ce que vous allez faire avec leurs données personnelles. 

Explications

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible des personnes concernées.

Pour chaque traitement de données, votre service doit pourvoir répondre aux questions suivantes  :

 

– Responsable de traitement (Qui? identité et coordonnées)

– Finalités de traitement (Pourquoi?)

Base légale du traitement (ce qui vous autorise à traiter la donnée)

– Destinataire(s) de données (A qui vous les transmettez ?)

– Éventuels transferts hors UE

Durée du traitement (quelle est la durée de conservation ?)

– Droits pour leurs données 

– Auprès de qui les personnes peuvent exercer les droits (Contact de suivi en mairie et/ou e-mail du DPO)

– Les recours possibles auprès d’une autorité de contrôle (CNIL)

– Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses (astérisque)

– Le recours au profiling (si concerné)

 

Le service doit les faire enregistrer dans le « registre de traitement de données de la mairie » (obligatoire).

En pratique

Vous devez indiquer des mentions d’informations sur vos documents de collecte de données (formulaires, questionnaires, bulletins d’inscriptions, sondages… format numérique ou papier …).

A chaque fois que vous demandez un nom, prénom, numéro de téléphone … l’usager est en droit de savoir ce que vous allez en faire.

Il faut obligatoirement informer de ses droits toute personne concernée au moment de la collecte de ses données. 

Ci-dessous, vous trouverez un modèle de mentions.

Exemple

Les mentions d'informations

Les mentions complètes

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par [identité et coordonnées du responsable de traitement] pour [finalités du traitement]. La base légale du traitement est [base légale du traitement].

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : [destinataires des données].

Les données sont conservées pendant [durée de conservation des données prévue par le responsable du traitement ou critères permettant de la déterminer].

Vous pouvez :
– accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. 
– retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données.
– vous opposer au traitement de vos données.
– exercer votre droit à la portabilité de vos données.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données dpo@villes-soeurs.fr ou la mairie : [adresse électronique, postale, coordonnées téléphoniques, etc.] 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

➡️ Distinguer les données obligatoire par des astérisques.

Pas assez de place ? 
Divisez vos informations en deux niveaux.

Niveau 1 : sur le formulaire de collecte

[Le responsable de traitement] traite les données recueillies pour [finalités du traitement]. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la notice ci-jointe.

Niveau 2 : sur la notice jointe ou sur un lien pour les documents numériques.

Les informations recueillies dans le questionnaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par [la Mairie de … + coordonnées]. La base légale du traitement est [base légale du traitement].

Les données marquées par un astérisque dans le questionnaire doivent obligatoirement être fournies. Dans le cas contraire, [préciser s’il y a des conséquences en cas de non-fourniture des données].

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : [destinataires des données].

Elles sont conservées pendant [durée de conservation des données prévue ou critères permettant de la déterminer].

Vous pouvez :
– accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. 
– retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données.
– vous opposer au traitement de vos données.
– exercer votre droit à la portabilité de vos données.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données dpo@villes-soeurs.fr ou la mairie : [adresse électronique, postale, coordonnées téléphoniques…].  

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

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Contactez votre délégué à la protection des données (le « DPO »)

dpo@villes-soeurs.fr